Бюджет доходов и расходов БДР для малого бизнеса

Бюджет доходов и расходов для малого бизнеса, это не таблица для бухгалтера, а карта на ближайшие 12 месяцев. Без неё ты управляешь не компанией, а ощущениями. Кажется, что прибыль есть, а на счёте к 25-му числу пусто. Кажется, что маркетинг окупается, а на деле съедает всю маржу. БДР превращает ощущения в цифры и показывает, где ты теряешь деньги ещё до того, как ты их потерял.

За семь лет консалтинга я видел десятки предпринимателей с оборотом 3–30 млн в год, которые жили без бюджета. У всех одна и та же боль. Деньги вроде идут, а развития нет. Разберу, как собрать БДР за вечер и начать им пользоваться уже со следующего месяца.

Что такое БДР простыми словами

БДР, это план всех доходов и расходов компании на период, обычно на месяц, квартал и год. Он показывает прибыль по начислению, а не по движению денег. То есть если клиент подписал договор в марте и должен заплатить в мае, доход попадёт в БДР марта.

Не путай БДР с БДДС. БДДС, это бюджет движения денежных средств, он про кассовые разрывы. БДР, про реальную экономику бизнеса. Прибыль в БДР может быть, а денег на счёте нет. И наоборот.

В малом бизнесе оба бюджета нужно вести параллельно. БДР отвечает на вопрос «зарабатываю ли я», БДДС, «хватит ли мне на зарплату 5-го числа». Если у тебя ещё нет управленческого учёта, начни с него, иначе цифры в бюджете будут с потолка. Подробно про это писал в гайде управленческий учёт в малом бизнесе с нуля.

Зачем БДР предпринимателю на обороте до 30 млн

Многие думают, что бюджетирование в компании нужно только корпорациям. Это миф. На обороте 1 млн в месяц БДР спасает быстрее, чем на 100 млн, потому что цена ошибки выше.

Что даёт БДР на практике.

• Видишь, какой продукт реально приносит маржу, а какой ты тащишь по инерции
• Понимаешь, сколько можешь платить себе, не вынимая из оборотки
• Заранее замечаешь сезонные провалы и готовишь подушку
• Принимаешь решения по найму на цифрах, а не на «вроде потяну»
• Перестаёшь бояться расходов на маркетинг, потому что видишь окупаемость

Мой клиент, владелец студии веб-дизайна с командой из 6 человек, два года считал прибыль как «деньги пришли минус деньги ушли». Когда мы сели и составили нормальный бюджет, выяснилось, что один из трёх его продуктов работает в минус 40 тысяч в месяц. Закрыли направление за месяц, чистая прибыль выросла на 180 тысяч.

Структура БДР пример для малого бизнеса

Базовая структура одинакова для услуг, товарки и онлайн-школ. Меняется только наполнение статей. Привожу бдр пример для консалтингового агентства с месячной выручкой 1,2 млн.

Доходы.

• Выручка по основному продукту, 900 000
• Выручка по доп. услугам, 250 000
• Партнёрские отчисления, 50 000
• Итого, 1 200 000

Переменные расходы (зависят от выручки).

• Себестоимость услуг (подрядчики, фрилансеры), 280 000
• Комиссии платёжных систем, 18 000
• Бонусы менеджеров с продаж, 60 000
• Итого, 358 000

Маржинальная прибыль = 1 200 000, 358 000 = 842 000 (70% от выручки).

Постоянные расходы.

• Оклады команды, 320 000
• Аренда и коммуналка, 45 000
• Сервисы и софт, 28 000
• Маркетинг (реклама + контент), 150 000
• Бухгалтерия и юрист, 25 000
• Прочее (связь, канцелярия, обучение), 20 000
• Итого, 588 000

Операционная прибыль = 842 000, 588 000 = 254 000.

Налоги (УСН 6% от выручки) = 72 000.

Чистая прибыль = 254 000, 72 000 = 182 000. Рентабельность 15%. Для агентства услуг это нормальный, но не выдающийся показатель. Цель, выйти на 20–25%.

Как составить бюджет доходов и расходов за один вечер

Не нужно покупать 1С и нанимать финдиректора. На старте достаточно Google Таблиц и трёх часов времени. Алгоритм такой.

Шаг 1. Собери фактические данные за последние 3 месяца. Выгрузи выписку из банка, посчитай наличные, добавь дебиторку и кредиторку. Раздели всё по статьям доходов и расходов.

Шаг 2. Сгруппируй расходы. Выдели переменные (растут вместе с выручкой) и постоянные (платишь, даже если месяц без продаж). Это ключевое деление, без него бюджет не работает.

Шаг 3. Посчитай среднее за 3 месяца по каждой статье. Это твоя база для планирования следующего месяца.

Шаг 4. Заложи план на следующий месяц. Не «как было плюс 10%», а с обоснованием. Откуда возьмёшь рост выручки. Какие новые расходы появятся. Что планируешь оптимизировать.

Шаг 5. В конце месяца сверь план с фактом. Отклонения больше 10% по любой статье разбирай отдельно. Это и есть управление бизнесом по цифрам.

Если хочешь сразу делать бюджет в связке с прогнозом по сценариям, базовый шаблон есть в материале финансовая модель бизнеса как построить в Excel.

Типичные ошибки в планировании бюджета бизнеса

Собрал самые частые промахи, которые вижу у клиентов на первых консультациях.

• Считают выручку по поступлениям на счёт. Деньги пришли в апреле за услугу, оказанную в феврале. В БДР она должна быть в феврале, иначе теряешь связь между усилиями и результатом
• Не учитывают свою зарплату собственника. Вынимаешь дивидендами раз в квартал и забываешь поставить в расходы. БДР показывает фантомную прибыль
• Игнорируют амортизацию и резервы. Купил оборудование за 600 тысяч, не разнёс на 24 месяца. Один месяц убыток, остальные 23, необоснованная прибыль
• Не закладывают налоги в плане. Особенно болезненно для тех, кто на УСН «доходы минус расходы», налог приходит как сюрприз
• Делают бюджет один раз и не обновляют. БДР живой, его нужно пересматривать минимум раз в квартал

Отдельная категория ошибок, у ИП без сотрудников. Они часто вообще не разделяют личные и бизнес-расходы. Если это про тебя, начни с базы. Подробная инструкция здесь - как вести финансовый учёт ИП.

Как использовать БДР для роста, а не для отчётности

Бюджет, который лежит в таблице и не работает, это потраченное время. Чтобы БДР приносил деньги, встрой его в управленческие ритуалы.

Раз в неделю смотри факт по выручке относительно плана месяца. Если на 15-е число сделал меньше 50% плана, пора подключать резервные каналы продаж, а не ждать чуда к 30-му.

Раз в месяц проводи разбор отклонений. Не «почему мы потратили на рекламу больше», а «дала ли эта переплата дополнительную выручку». Если ROI положительный, закладывай больше в следующем месяце. Если отрицательный, режь.

Раз в квартал пересматривай структуру расходов. Сервисы, подписки, подрядчики, всё это имеет свойство накапливаться. Я регулярно нахожу у клиентов 30–80 тысяч в месяц расходов на то, чем уже полгода никто не пользуется.

И главное правило. БДР должен влиять на решения. Если ты посмотрел в бюджет и ничего не изменил в действиях, это не управление, это отчётность для самого себя.

С чего начать прямо сегодня

Открой Google Таблицы. Создай два листа, «Доходы» и «Расходы». Выгрузи банковскую выписку за последние 3 месяца и разнеси операции по статьям. Этого хватит, чтобы увидеть честную картину бизнеса.

Дальше, вопрос дисциплины. Каждую пятницу 30 минут на сверку. Каждое 5-е число месяца, план на новый период. Через 3 месяца такой работы ты будешь принимать решения иначе. Проверено на десятках клиентов.

Если хочешь разобрать свой бюджет на конкретных цифрах, найти точки роста маржи и убрать кассовые разрывы, пиши мне в личку @Danya_spb_ru. На консультации соберём первую версию БДР под твой бизнес и наметим план оптимизации.

Больше материалов про системное управление, автоматизацию и финансы малого бизнеса, в моём Telegram-канале @ermolaevbiz. Там без воды, только то, что работает на практике.