Управленческий учёт в малом бизнесе с нуля

Спросите десять предпринимателей, сколько они заработали в прошлом месяце, и девять назовут оборот по расчётному счёту. Это не прибыль. Это деньги, которые прошли через бизнес и часть из них уже не ваша. Управленческий учёт в малом бизнесе нужен ровно для того, чтобы перестать путать выручку с прибылью и видеть реальную картину до того, как кассовый разрыв станет неприятным сюрпризом.

За пять лет консультирования я видел одну и ту же сцену сотни раз. Оборот растёт, на счёте деньги есть, владелец доволен. Через три месяца поставщик требует оплату, налоговая снимает аванс, сотрудникам зарплата, и вдруг минус. А по ощущениям всё было хорошо. Хорошо было только в голове, потому что в голове нет учёта.

Чем управленческий учёт отличается от бухгалтерского

Бухгалтерский учёт нужен государству. Управленческий нужен вам. Это две разные системы с разной логикой и разными отчётами.

Бухгалтерия отвечает на вопрос «сколько налогов платить». Управленческий учёт отвечает на вопросы «где я зарабатываю, где теряю, и что будет через три месяца». Если у вас ИП на УСН и вы думаете, что КУДиР это и есть учёт, у меня плохие новости. КУДиР показывает только движение денег для расчёта налога. Она не покажет, что новый клиент приносит минус 12 тысяч с каждой сделки из-за скидки и комиссии подрядчика.

Управленческий учёт для ИП обязателен с того момента, когда оборот переваливает за 500 тысяч в месяц. До этой суммы можно жить интуицией. После, интуиция начинает врать.

Три отчёта, без которых система не работает

Не нужно изобретать велосипед. Система управленческого учёта в малом бизнесе строится на трёх документах. Их называют «большая тройка», и они закрывают 90% управленческих вопросов.

• ДДС (движение денежных средств). Сколько денег пришло, сколько ушло, сколько осталось. Считается по факту движения по счетам и кассе.
• ОПиУ (отчёт о прибылях и убытках). Сколько вы реально заработали за период. Считается по методу начисления, а не по факту оплаты.
• Баланс. Что у вас есть (активы) и кому вы должны или кто должен вам (пассивы). Показывает накопленный капитал бизнеса.

Главный фокус новичков, путать ДДС и ОПиУ. На счёте лежит 800 тысяч, значит мы в плюсе. А по ОПиУ минус 200, потому что 1 миллион из этих денег это аванс клиента за работу, которую вы ещё не сделали. Деньги есть, прибыли нет, обязательств на миллион.

Как вести управленческий учёт с нуля за один вечер

Никакой 1С, никаких платных программ на старте. Открываете Google Таблицы и за вечер собираете рабочую модель. Я провожу клиентов по этому маршруту регулярно, занимает 2-3 часа.

Шаг первый. Создайте справочник статей. Доходы разбейте по продуктам или направлениям, не больше 5-7 категорий. Расходы поделите на три группы. Переменные, те, что растут вместе с выручкой (себестоимость, комиссии, реклама). Постоянные, аренда, оклады, подписки, связь. Налоги, отдельно.

Шаг второй. Заведите лист «Операции». Колонки: дата, сумма, тип (приход/расход), статья, контрагент, комментарий. Каждая транзакция, одна строка. Никаких объединённых ячеек и творчества.

Шаг третий. На отдельных листах сделайте сводные таблицы по месяцам. Это и есть ваш ДДС. ОПиУ собирается так же, только в строки попадают не платежи, а признанные доходы и расходы по дате оказания услуги или поставки товара.

Какие цифры смотреть каждую неделю

Учёт без анализа, это просто бухгалтерия для себя. Чтобы цифры начали приносить деньги, выделите 30 минут в неделю на пять показателей.

• Маржинальность по направлениям. Выручка минус переменные расходы, делённая на выручку. Если по одному продукту 45%, а по другому 12%, вы знаете, куда лить рекламу.
• Точка безубыточности. Постоянные расходы делите на маржинальность. Получаете минимальную выручку, чтобы не уйти в минус. Знать её наизусть.
• Кассовый прогноз на 8 недель. График поступлений и платежей вперёд. Видите дыру за 6 недель, успеваете занять или подвинуть платёж. Видите за 6 дней, уже поздно.
• Дебиторка. Сколько вам должны и сколько из этого просрочено. Долги старше 30 дней возвращаются в 60% случаев, старше 90, в 20%.
• ROI по каналам трафика. Прибыль с канала, делённая на расходы на канал. Меньше 100%, вы доплачиваете клиентам за то, что они у вас покупают.

Когда переходить с таблиц на сервис

Таблицы перестают тянуть на трёх признаках. Первый, больше 200 операций в месяц, и вы тратите на разноску больше двух часов. Второй, два и более юрлица или ИП, между которыми гоняются деньги. Третий, появился наёмный финансист или ассистент, и нужны разные уровни доступа.

На этом этапе смотрите в сторону Финтабло, ПланФакт, Adesk. Цена вопроса 2-5 тысяч в месяц. Они сами тянут банковские выписки через интеграцию, и разноска операций занимает минут 15 в день вместо двух часов в неделю. Окупаются с первого месяца, если до этого вы вели учёт хотя бы в таблицах.

1С и платные коробочные решения нужны редко. В малом бизнесе до 50 миллионов оборота в год они избыточны и съедают больше времени, чем экономят.

Три ошибки, которые я вижу у каждого второго клиента

Смешивание личных и бизнес-денег. Вы снимаете с расчётного счёта на ипотеку, на счёте остаётся минус, и вы думаете, что бизнес плохой. Бизнес нормальный, у вас просто нет понятия «дивиденды собственника». Заведите его и платите себе фиксированную сумму раз в месяц. Остальное оставляйте в обороте.

Учёт расходов без учёта обязательств. Вы заплатили за рекламу 100 тысяч в апреле, а она отработает в мае-июне. По кассе расход в апреле, по ОПиУ, распределите на три месяца. Иначе апрель будет искусственно убыточным, а май-июнь искусственно прибыльным.

Отсутствие плана. Учёт показывает прошлое. План показывает будущее. Без плана вы каждый месяц удивляетесь, почему денег меньше, чем казалось. План на год с разбивкой по месяцам пишется за 3-4 часа и экономит десятки часов реактивных решений.

С чего начать на этой неделе

Не пытайтесь поднять всё за один присест. Начните с одного действия, выгрузите выписку по расчётному счёту за последние 3 месяца и разнесите её по статьям. Уже на этом этапе вы увидите, куда уходят деньги, и две-три статьи расходов попросят их урезать.

Дальше добавляйте слои. Через неделю. ОПиУ. Ещё через неделю, кассовый прогноз. За месяц у вас будет полноценная финансовая модель, которая снимет 80% управленческой тревоги.

Управленческий учёт это не про таблицы и не про дисциплину. Это про то, чтобы перестать управлять бизнесом на ощупь и начать видеть, что происходит. Решения из позиции «я знаю цифры» сильно отличаются от решений «мне кажется, всё нормально».

Что дальше

Я разбираю инструменты системного управления и автоматизации малого бизнеса в своём канале @ermolaevbiz. Там же выкладываю шаблоны таблиц, чек-листы и разборы реальных кейсов клиентов.

Если хочешь собрать управленческий учёт под свой бизнес и понять, где конкретно у тебя утекают деньги, напиши мне в личку @Danya_spb_ru. На бесплатной 30-минутной консультации разберём твою ситуацию и наметим первые три шага.